Akt notarialny jest szczególną formą dokumentu urzędowego. Celem jego tworzenia jest potwierdzenie jakiejś czynności prawnej, jak np. zakupu domu. Sporządza się go gdy wymaga tego prawo lub gdy osoby dokonujące czynności prawnej twierdzą, że będzie to dla nich przydatne. W momencie, gdy przepisy prawne nakazują stworzenie aktu, w wypadku nie spisania go czynność prawna nie jest pełnomocna i nie wchodzi w życie. W tym wypadku jest on dowodem na dokonanie jakiegoś działania.

            Osobą uprawnioną do tworzenia aktów notarialnych jest notariusz. Oryginały aktów po ich utworzeniu są przechowywane w kancelarii notarialnej przez okres 5 lat, potem przechodzą do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Osoby zainteresowane i uprawnione mogą dostać  opieczętowany przez notariusza odpis.

            Akt notarialny musi zawierać:

  • dokładną datę sporządzenia aktu, niekiedy nawet uwzględniającą godzinę
  • miejsce sporządzenia aktu
  • dane osobowe notariusza i adres jego kancelarii
  • dane osób zawierających akt notarialny i innych obecnych przy jego podpisaniu: imiona, nazwiska, imiona rodziców i adresy.
  • oświadczenia stron podpisujących akt
  • oświadczenie, że akt został odczytany, zaakceptowany i podpisany
  • podpisy stron i innych osób obecnych przy zatwierdzaniu aktu
  • podpis notariusza
  • ewentualnie można dołączyć opis okoliczności i faktów zawarcia aktu

            Akt notarialny to oficjalny i dość obszerny dokument. Pozwala na jasność i pewność odbycia się  czynności prawnej, est jej dowodem. Często jest redagowany w postaci oświadczeń woli.

            Akt jest sporządzany przez notariusza, jednak mogą zaistnieć od tego pewne odstępstwa. Gdy jesteśmy za granicą, akt może sporządzić dla nas także konsul polski, po otrzymaniu na to pozwolenia Ministra Sprawiedliwości. Jest to szczególna sytuacja i rzadko się ją stosuje. Urząd pocztowy może nam stworzyć protest z powodu niezapłacenia należności. Niektóre akty mogą sporządzać banki i przewodniczący zarządów gminu w miejscowościach, gdzie nie ma kancelarii notarialnej.

            Instytucja aktu notarialnego jest zastrzeżona dla określonych czynności prawnych. W dziedzinie prawa cywilnego są to sytuacje gdy chcemy zatwierdzić oświadczenie woli dla osoby, która jest niepiśmienna. Innymi przypadkami są: zrzeczenie się prawa do nieruchomości, przeniesienie użytkowania wieczystego na inną osobę, umowa zobowiązująca do zbycia spadku, umowa zrzeczenia się dziedziczenia, umowa działu spadku a także stworzenia testamentu. Także gdy strony są chętnie, mogą nadać status aktu prawnego umowie o sprzedaż nieruchomości, małżeńskiej umowie majątkowej, która nie dotyczy nieruchomości a także umowie leasingu i pożyczki.

            W przypadku aktu określającego prawo spółek handlowych jest to umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, umowa spółki partnerskiej, umowa spółki komandytowej, statut spółki akcyjnej, uchwała wspólników o zmianie umowy lub obniżeniu kapitału zakładowego, oświadczenie jednego ze wspólników o objęciu nowych udziałów, oświadczenie nowego wspólnika o przystąpieniu do spółki i wejściu w posiadanie udziałów ,a także związanie spółki uchwałą jej zarządu o podwyższeniu kapitału zakładowego.

            Natomiast w przypadku prawa dotyczącego spółdzielni mieszkaniowych spisania aktu notarialnego wymaga umowa zbycia ekspektatywy odrębnej własności lokalu, protokoły dotyczące pełnomocnictwa i umowy zbycia własnościowego prawa do lokalu.

            Akt notarialny może być unieważniony, gdy jest pewność, że nastąpiło nieprawidłowe orzeczenie woli. Akt może stracić swą moc jeśli osoby go podpisujące zostały wprowadzone w błąd, nie rozumiały sytuacji lub w wypadku zmuszenia jednej ze stron do podpisu. Gdy do podpisania aktu doszło poprzez podstęp lub za sprawą groźby, może on przestać obowiązywać.

             Akty notarialne są ważnym elementem życia społecznego, istnieje wiele sytuacji gdy należy je spisać. Są także ważnym dokumentem, świadczącym o rzeczach dotyczących własności i praw. Ze względu na ściśle określoną i prawną formę ich tworzenia, są niemal niepodważalne i trudno je podrobić.